Електронна трудова книжка: що необхідно знати працівникам та роботодавцям?

Починаючи з 10 червня 2021 р., в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. Державна служба України з питань праці пояснює роботодавцям і працівникам, де їх знайти і як заповнювати.

1. Що таке електронна трудова книжка?

Це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів. Також сучасна система дасть змогу працівникам будь-коли перевірити свій страховий стаж, а в майбутньому — автоматично вийти на пенсію без візиту до Пенсійного фонду України (ПФУ).

2. Що змінилося?

Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

За законом, у працівників і роботодавців є 5 років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних з боку ПФУ та внесення їх до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Тоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.

3. Де знайти електронну трудову книжку?

Для цього необхідно увійти до особистого кабінету на порталі електронних послуг ПФУ та авторизуватися зручним способом:

• за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Креді Агріколь Банк тощо;
• за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, ідентифікаційного коду та відповідної заяви;
• через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за ЕЦП, за мобільним телефоном (Mobile ID) або наявністю рахунку в одному з 27 банків України (Bank ID).

4. Хто може вносити інформацію?

Відомості про трудову діяльність можуть вносити самі працівники та/або їхні роботодавці. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової або інших документів, що підтверджують стаж.

• Якщо ви найманий працівник. Щоб перевірити записи про ваші трудові відносини, слід обрати у меню зліва розділ «Електронна трудова книжка» (якщо ви його не бачите, натисніть на власні прізвище, ім’я та по батькові у меню вгорі).

Увага! В електронній трудовій книжці наразі є дані за основним місцем роботи, починаючи з 2004 р. Якщо ваша трудова діяльність почалася раніше, ви можете додати інформацію про це особисто, надіславши скановані копії документів. Для цього потрібно перейти у розділ «Комунікації з ПФУ» і обрати пункт «Відомості про трудові відносини». Тут можна додати скан-копії документів або створити електронний запис, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

• Якщо ви роботодавець. Щоби внести дані про найманого працівника, необхідно прогорнути сторінку нижче й обрати розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут роботодавець може завантажити скан-копії паперових документів.

5. Скан-копії яких документів потрібно надавати?

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 р. до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо працівник має диплом за відповідні роки, його варто відсканувати і додати в систему.

Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів ПФУ звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб і оцифрують те, чого бракуватиме.

6. Чи потрібно фізичній особі — підприємцю (ФОП) робити запис в електронній трудовій книжці?

Так, якщо ФОП має найманих працівників і вносить дані про них. Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:

• витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
• довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

За матеріалами dsp.gov.ua

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!