Запровадження eCTD в Україні: як підготуватися?

Нещодавно відбувся вебінар «Основи eCTD: комплексний огляд для фармацевтичної галузі України», організаторами якого виступили компанія Extedo та Асоціація Medicines for Europe за підтримки OpenPharma в перекладі. Генеральний інформаційний партнер заходу — «Щотижневик АПТЕКА». Доповідачем виступив Майкл Фауст (Michael Faust), бізнес-консультант Центру регуляторної компетенції (Regulatory Competence Center). Під час заходу обговорювався поточний нормативно-правовий статус впровадження стандарту електронного загального технічного документа (Electronic Common Technical Document — eCTD) в Україні, а також особливості регіональної специфікації Mодуля 1 (М1) та технічних файлів eCTD для України та ін.

Майкл Фауст нагадав, що в серпні 2022 р. набув чинності Закон України від 28.07.2022 р. № 2469 «Про лікарські засоби», який вводиться в дію через 30 міс після скасування воєнного стану. Цим законом передбачено запровадження eCTD в Україні.

У грудні 2023 р. наказом Міністерства охорони здоров’я (МОЗ) України від 13.10.2023 р. № 1789 внесено зміни до Порядку проведення експертизи реєстраційних матеріалів на лікарські засоби, що подаються на державну реєстрацію (перереєстрацію), а також експертизи матеріалів про внесення змін до реєстраційних матеріалів протягом дії реєстраційного посвідчення. Зокрема, на підставі цих змін розроблено вимоги до специфікації та валідаційних критеріїв eCTD, які були затверджені МОЗ у березні 2024 р.

У зв’язку з цим, починаючи з травня, почав діяти тестовий період подачі матеріалів реєстраційного досьє на препарати у форматі eCTD. Так, для державної реєстрації лікарських засобів тестовий період з 1 травня до 31 грудня 2024 р., а для їх пере­реєстрації та внесення змін до реєстраційних матеріалів протягом дії реєстраційного посвідчення — з 1 липня до 31 грудня 2024 р.

З 1 січня до 18 серпня 2025 р. подача документів у форматі eCTD буде добровільною, але з 18 серпня 2025 р. відповідно до Закону № 2469 подача документів у цьому форматі стане обов’язковою. Відповідно, з цієї дати подати документи в паперовому вигляді або в електрон­ному вигляді не у форматі eCTD стане неможливим.

Для того, щоб приєднатися до участі в тестовий період, фармацевтичні компанії повинні бути технічно готові до впровадження eCTD, зокрема мати відповідне програмне забезпечення (ПЗ). У разі такої готовності слід надіслати офіційний лист на електронну адресу [email protected] та [email protected] із зазначенням:

• дати, з якої компанія готова приєднатися до тестового періоду;
• процедури (реєстрації / перереєстрації), для якої планується подання документів під час дії тестового періоду;
• даних контактної особи.

СТРУКТУРА

eCTD складається з 5 модулів, розділів і підрозділів, що формують структурований спосіб збору документів та інформації. eCTD надає можливість гармонізувати структуру реєстраційного досьє і визначити деталізацію документів для всіх країн світу на заміну великої кількості паперових документів, структура яких відрізнялася від країни до країни. Наразі вже понад 50 країн впровадили формат eCTD.

Перевагами eCTD-формату для заявників є:

• можливість легко порівняти 2 версії документа і побачити зміни, що відбулися;
• скорочення часу виходу на ринок продукції;
• спрощене управління життєвим циклом подачі документів;
• повторне використання документів або частин інших досьє;
• швидке створення «базового подання» документів з наявного досьє eCTD тощо.
• зниження витрат на друк і доставку документів.

Зі свого боку, перевагами для державних органів є:

• дотримання міжнародних правил;
• зменшення обсягу фізичного потоку паперових документів та місця для зберігання;
• швидкий доступ до всього життєвого циклу продукту;
• зручний перегляд та огляд досьє;
• одночасний доступ декількох рецензентів до досьє / документів.

eCTD містить PDF-файли або заархівовані файли у форматі ZIP. Це дає змогу пере­глядати файли у веббраузері чи імпортувати їх у відповідне ПЗ для створення чи редагування документів у форматі eCTD.

В eCTD-форматі передбачено використання універсального унікального ідентифікатора (Universally Unique Identifier — UUID), що позв’язує послідовність із досьє eCTD, до якого вона належить ( прим. ред. : послідовність (sequence) — єдиний набір інформації та/або електронних документів, що в певний момент часу надаються заявником як частина або повне досьє).

UUID використовується для полегшення архівування послідовності з відповідним життєвим циклом eCTD, а також для авто­матичного сортування вхідних документів eCTD до відповідного життєвого циклу eCTD.

UUID для кожного життєвого циклу eCTD є унікальним і генерується автоматично системою, тобто створюється за допомогою ПЗ eCTD або, якщо це неможливо, за допомогою онлайн-генератора UUID.

Використання UUID гарантує унікальність для заявників і матеріалів реєстраційного досьє. UUID генерується вперше під час створення першої послідовності відповідно до цієї версії специфікації та надається в конверті eCTD.

Усі наступні послідовності для того самого накопичувального досьє життєвого циклу лікарського засобу міститимуть той самий UUID, що дозволяє автоматично його ідентифікувати та розподіляти до відповідного досьє eCTD.

Під час технічної перевірки правильності UUID Державне підприємство «Державний експертний центр МОЗ України» (ДЕЦ) також може перевірити, чи не збігається UUID з іншим, уже існуючим життєвим циклом eCTD препарату у сховищі eCTD ДЕЦ.

М. Фауст наголосив, що перехід на формат eCTD не стосується наукового змісту реєстраційного досьє. eCTD — лише формат, в якому воно ведеться, а зміст залишається таким, яким і був для eCTD досьє.

Структура досьє підходить для всіх регуляторних процедур, тобто з його впровадженням не буде окремої структури досьє для різних процедур. Зазвичай єдиний модуль, що відрізняється в кожній країні, це модуль 1 (М1), який містить національну специфічну адміністративну інформацію та реєстраційну інформацію про лікарський засіб.

ВАЛІДАЦІЯ

Перед відправкою послідовності документів у форматі eCTD заявник має провести процедуру їх валідації, що відбувається автоматично у відповідному ПЗ.

Подання документів у форматі eCTD має бути побудоване відповідно до глобальних та регіональних правил. ПЗ для заявників та регуляторних органів повинно їх виконувати.

Валідація є остаточною перевіркою, чи послідовність відповідає всім цим правилам. Зазвичай це робиться в електрон­ному вигляді за допомогою ПЗ для eCTD.

Існує декілька типів валідації:

• технічна валідація;
• валідація бізнесу;
• валідація вмісту;
• оцінка документів.

На етапі технічної валідації проводиться автоматична перевірка відповідним ПЗ досьє всіх критеріїв валідації, визначених для відповідного регіону. Якщо на цьому етапі валідація не буде успішною, то відправки послідовності не відбудеться. Також неуспішна валідація з боку регуляторного органу призведе до повторного надсилання виправленої послідовності документів, яка не пройшла валідацію.

Остаточна перевірка валідації eCTD досьє, вмісту та оцінка документів відбуваються тільки регуляторним органом під час експертизи. Результати валідації передаються заявнику у звіті про оцінку документів.

Українські критерії валідації містять 95 правил, більшість з яких відповідає правилам, визначеним в Європейському Союзі. Зокрема, серед правил: назви папок не повинні перевищувати 64 символи; розмір окремих файлів не має пере­вищувати 200 Мб та ін.

Стосовно комунікації з державними органами, то заявник надсилатиме документи в eCTD-форматі органу, який, зі свого боку, може надсилати у відповідь лист-зауваження / схвалення документів. На листи-зауваження заявник має надавати запитувану інформацію.

Загалом існують такі випадки передачі повного досьє до регуляторного органу:

• отримання нового дозволу на маркетинг (marketing authorization) — у цьому випадку подається нове повне досьє;
• базове подання (Baseline) — повторне подання чинних документів, які вже були надані та рекомендовані до затвердження ДЕЦ, але в іншому форматі, відмінному від eCTD. Водночас М. Фауст підкреслив, що в Україні базове подання є добровільним, хоча й рекомендованим, тому що спростить роботу із досьє та життєвим циклом лікарського засобу для виробників і регуляторного органу. Також Baseline не завжди має містити повне досьє: мінімальні вимоги в разі його подання визначаються в специфікації.

В інших випадках подаються виключно ті матеріали досьє, які є необхідними для конкретної процедури (наприклад відповіді на зауваження, зміни, звіти з безпеки).

ПЗ

Для роботи з документами у форматі eCTD потрібне спеціальне ПЗ, яке дозволяє створювати та управляти eCTD-документами, а також здійснювати їх валідацію. Виробникам, обираючи ПЗ, слід звернути увагу, чи воно підтримує можливість створювати досьє для багатьох країн (регіонів), де запроваджено eCTD-формат, що вказуватиме на його ефективність.

Додатковим ПЗ виступатимуть Adobe Acrobat та MS Office, опціонально можна використовувати будь-які системи документообігу (Document Management System).

М. Фауст звернув увагу на те, що національне регулювання може змінюватися в частині реєстраційного досьє. Відповідно, ПЗ для роботи з документами у форматі eCTD оновлюватиметься. Після такого оновлення заявнику потрібно теж оновити своє досьє згідно з новими вимогами законодавства. Наприклад, якщо в майбутньому в Україні запроваджуватиметься додаткове подання ще якихось документів у Модулі 1, то заявник повинен оновити ПЗ та відправити документи, потрібні за новим законодавством.

З цієї причини слід проводити навчання персоналу з використання ПЗ, яке встановив заявник. Часто постачальники такого ПЗ проводять навчальні заходи з його використання.

Крім того, варто тренуватися працювати з документами у eCTD-форматі, а також прочитати та зрозуміти такі документи, як:

• ICH eCTD 3.2.2 специфікація;
• Українська eCTD M1 специфікація;
• Українські eCTD валідаційні критерії.

ПИТАННЯ / ВІДПОВІДІ

Враховуючи, що впровадження eCTD є новацією та важливим зрушенням для українських фармацевтичних компаній, під час заходу учасники мали змогу отримати компетентні відповіді на поставлені запитання.

— Так, потрібно, оскільки українська специфікація, хоч і схожа на європейську, але регіон Україна відрізняється від регіону ЄС, тому потрібно оновити ПЗ, щоб воно мало опцію створювати eCTD-файли в стандарті регіону України.

— Ні, після надання документів в eCTD-форматі не допускається повернення до іншого формату, щоб не порушити життєвий цикл лікарського засобу.

На тестовий період в Україні подача матеріалів реєстраційного досьє можлива лише у форматі PDF. Папка з робочими документами може надаватися в docx в окремій папці поза структурою eCTD. Необхідність подання документа в інших форматах обговорюватиметься і включатиметься до Вимог до специфікації електронного формату eCTD після завершення тестового періоду.

— На поточному етапі Україна впроваджує eCTD-стандарт версії 3.2, яка стане першим етапом впровадження цього стандарту в Україні. Перехід на версію 4.0 відбудеться в майбутньому, коли ця нова версія пройде етап впровадження в інших країнах. Для заявників перехід з версії 3.2 на 4.0 відбудеться майже непомітно, оскільки ці зміни стосуються більше ПЗ для eCTD.

Бажаєте завжди бути в курсі останніх новин фармацевтичної галузі?
Тоді підписуйтесь на «Щотижневик АПТЕКА» в соціальних мережах!